Este foarte frecvent intalnita situatia in care sediul social al unei persoane juridice este in locuinta personala a unei persoane fizice – cel mai adesea, a administratorului sau unuia dintre asociati.
Care este situatia privind deductibilitatea unor astfel de cheltuieli ?
Art.21 pct. (3) lit. m) din Codul fiscal prevede ca sunt deductibile limitat cheltuielile de funcţionare, întreţinere şi reparaţii aferente unui sediu aflat în locuinţa proprietate personală a unei persoane fizice, folosită şi în scop personal, în limita corespunzătoare suprafeţelor puse la dispoziţia societăţii în baza contractelor încheiate între părţi, în acest scop.
Pct. 37 din norme prevede ca in cazul în care sediul unui contribuabil se află în locuinţa proprietate a unei persoane fizice, cheltuielile de funcţionare, întreţinere şi reparaţii aferente sediului sunt deductibile în limita determinată pe baza raportului dintre suprafaţa pusă la dispoziţie contribuabilului, menţionată în contractul încheiat între părţi, şi suprafaţa totală a locuinţei.
De exemplu, in cazul unui apartament de 70 mp, in care 30 mp sunt alocati functionarii unei societati , procentul de deductibilitate este (30/70)*100= 42,86 %
De asemenea, normele prevad ca se vor justifica cheltuielile de funcţionare, întreţinere şi reparaţii aferente sediului cu documente legale, cum sunt contractele încheiate cu furnizorii de utilităţi şi alte documente.
Astfel, este important sa se precizeze in contractul incheiat intre parti:
• Suprafata destinata functionarii entitatii
• Cheltuielile de intretinere/reparatii care revin in sarcina entitatii
Ca si documente justificative se pot anexa la inregistrarile lunare:
• Copie dupa contractul dintre parti ;
• Copii dupa facturile de utilitati platite de persoana fizica posesoare a apartamentului;
• Copie dupa chitanta care atesta plata cheltuielilor de intretinere catre asociatia de proprietari;
Ideal ar fi sa se incheie contracte separate cu furnizorii de utilitati si sa se factureze astfel direct pe persoana juridica, insa situatia nu este fezabila decat daca intregul spatiu este destinat activitatii persoanei juridice.
